Начните заканчивать!
Начните заканчивать!
Статьи Разработка

Начните заканчивать!

20 Февраля 2018
Методологию управления проектами Agile ее апологеты называют кто гибкой, кто проворной. При этом стороннему наблюдателю ни то ни другое определение не говорят ничего: будто система настолько проворна, что ускользает ее смысл.

В департаменте информатизации с июня 2016 года используют элементы Agile в работе и готовы «на пальцах» объяснить её преимущества. Точнее, не на пальцах, а на доске. Расчерченная вертикальными и горизонтальными линиями доска с прикреплёнными на ней разноцветными стикерами уже несколько месяцев помогает Департаменту завершать начатое быстрее, чем раньше. Каждый стикер – это конкретная задача. Каждый цвет относится к определённому отделу. Горизонтальные поля – этапы, которые стикер должен пройти, чтобы задача считалась выполненной. Пройдём их путь вместе?

— Наша доска разделена на этапы прохождения задачи: постановка задачи / сбор информации, в работе, внутреннее согласование задачи, внешнее согласование и контроль, приёмка работ и любимый этап – готово. Если следовать методу канбан, то вначале мы должны взяться за дела, которые максимально близки к завершению, то есть к крайнему правому столбцу, – показывает Мария Рудзевич. – Базовый принцип системы: перестаньте начинать, начните заканчивать!

Принцип хороший, но пока непонятно, как тут помогут разноцветные бумажки. Мария Владимировна говорит, что главное мерило эффективности — работа, сданная точно в срок. Любой масштабный проект можно раздробить на мелкие задачи, поэтапная реализация которых привезет к завершению большого дела. О принципах работы методологии управления проектами Agile мы пообщались тогда еще с заместителем директора Департамента информатизации Тюменской области Марией Рудзевич.

Мы: Мария Владимировна, какую роль в этом играет доска?

Мария Рудзевич: Она наглядно демонстрирует, сколько у отдела задач и на каком они этапе. Когда мы сделали первую доску, то увидели, что сотрудники по-разному планируют свой день. У кого-то было три задачи, у кого-то 13. У тебя сегодня 13 задач? Это значит, что ты не занимаешься ничем, ты неправильно расставляешь приоритеты. Не нужно делать 13 дел одновременно, сделай одно – возьмись за следующее.

Ну да, это логично.

Не просто логично – доказано. Есть простое упражнение, которое показывает, что самые большие потери времени и сил происходят при переключении с одной задачи на другую. В конечном итоге имеет значение только то, с каким конкретным результатом ты выключаешь вечером компьютер и идешь домой. При планировании проектов стикеры отражают конкретные задачи, срок исполнения которых – максимум 10 дней. Ни одна задача не может висеть на доске больше двух недель.

Когда работаешь в команде, твоя скорость часто зависит от скорости других…

Да, и здесь нам тоже помогла визуализация. Мы увидели заторы на доске, когда у какого-то отдела в определённый момент работа останавливается. Например, потому, что на следующем этапе не готовы принимать их работу. Для координации мы ввели ежедневные планёрки. Если в общем, то каждый сотрудник отвечает на три вопроса: что сделал вчера, что планирует сделать сегодня и какие есть проблемы. Всё очень конкретно, лаконично и по делу. Важно, чтобы каждый день стикеры двигались. Это психологически приятно, заметен результат, оперативно видны проблемы, препятствующие движению.

Система уже принесла какие-то результаты за эти месяцы?

На каждом стикере мы ставим плановую дату закрытия задачи и фактическую. В первый месяц расхождение между ними в среднем составило неделю – то есть мы опаздывали на 7 дней. Во второй месяц общий плановый срок прохождения задачи по доске сократился с 11 дней до 9, а фактический составил 12 дней. Все ещё есть над чем работать.

Что вам мешало в первый месяц?

Поняли, что у разных отделов своя специфика. Задачи, связанные с программированием, могут более точно планироваться по сроку. Во всём, что связано с организацией торгов или с принятием нормативно-правовых актов, срок завершения работ предсказать сложнее. Но и этот фактор тоже можно учитывать при первоначальном планировании.

Один из элементов Agile – мотивированные сотрудники. С введением этой системы изменилась ли система мотивации?

Да, ребята откликаются, важно их поддержать. Результаты работы на доске – это нынешние критерии эффективности, они максимально прозрачные и понятные. С учётом внедрения канбан-методологии мы серьёзно пересматриваем систему мотивации.

Другой постулат Agile – изменения приветствуются даже на последних этапах. Это не противоречит принципу «точно в срок»?

Всегда хочется, чтобы этап планирования задачи был максимально тщательно выполнен и задачу не приходилось корректировать по ходу исполнения. Но жизнь динамична, и даже в такие непродолжительные сроки реализации (неделя) возникают внешние факторы, требующие немедленной реакции. Когда в Тюмени выступал с мастер-классом Максим Батырев, я ловила себя на мысли, что пытаюсь понять, какие его постулаты мне ближе. Одна из актуальных, наверное, его татуировок – «Лучше один раз вовремя, чем два раза правильно». Конечно, замечания всегда приветствуются, потому что они улучшают конечный результат. Важно не «зацикливать» реализацию в попытке довести результат до идеального состояния, а дробить её на задачи, решаемые в необходимый срок и с достаточным эффектом. Сам принцип системы: короткие, результирующие задачи, которые ты взял и сделал, станут работать на общий результат.

Насколько, как вам кажется, освоенная вами система универсальна? Можно ли её транслировать в другие департаменты?

Конечно! Такие доски уже стоят в некоторых Департаментах и ежедневно используются руководителями. Но моё глубокое убеждение в том, что важнее не методология, а зрелость и сплочённость коллектива. И в нашем Департаменте, и вокруг нас, я считаю, работают очень гибкие люди, готовые к новшествам. Команда и командная культура – вот основа основ, а методы просто позволяют нам быть в определённый момент эффективнее.

Материалы по теме
Сайт использует файлы cookie. При использовании сайта, мы обрабатываем ваши данные чтобы взаимодействие с нашим сайтом было максимально информативным и отвечало вашим интересам.
X
×